EMBARASSMENT IS THE CORRECT WORD…

By Pierre Filion

I loved Canadian Lacrosse Association’s (Lacrosse Canada) annual meetings because I had the impression that this is where the future of the game was being organized, governed, planned and promoted. This was the forum where provincial delegates and CLA/LC Board members came together with the intent of drafting a better future for the game.

Some annual meetings were memorable; some deplorable; some highly entertaining others totally boring. I attended 43 CLA annual meetings between 1973 and 2017. I did not attend this year’s meeting in Toronto on November 17^th and 18^th but from the documents I have surveyed I can suggest that this year’s meeting was highly embarrassing. For everyone.

Let’s have a look at the facts.

Each year the delegates receive a huge package to help them participate fully within the meeting. Lacrosse Canada’s rules call for the package to be sent to the delegates 21 days before the meeting. This year the package was sent on November 9^th, 8 days before the meeting.  

The package sent to volunteers is huge. This year’s document was of 252 pages; in it are information pertaining to the schedule of events, reports from Board members, staff and provincial associations, audited financial statements, budgets and documents related to the financial aspects of the Association, AGM documents and finally policy changes and proposals. 252 pages! 

In the package the delegates find links to important documents that can help them in their preparation and participation within the AGM. The most important of these documents is the Operation’s Manual which drafts out all the rules pertaining to the governance of the Association and to the conduct of its affairs. 205 pages. Any provincial delegate or LC Board member would want to read it all in order to come prepared and not be out of touch with the rules of governance.!   

Part of the president’s report had the following: ‘’We can’t sell our sport to potential sponsors if we only have partial data. Most MAs have shared this information yet there is still pushback from Ontario which delays and handcuffs our efforts. If we want to grow as a solid organization the time for political games is over’’. 

The vice president in charge of administration had the following in his report to the members: ‘’In my opinion one province in particular is bullying other provinces, is trying to take control of a Team Canada and continues to put roadblocks for Lacrosse Canada. We are never going to grow our game of lacrosse if that continues to happen……No one province should be able to control what Lacrosse Canada does’’. 

I wonder, if a potential sponsor read those reports, if he would be inclined to jump on Lacrosse Canada’s bandwagon and sponsor the Association or slowly drift away from an association who bashes a member which registers 39.2% of the national membership and who is the Association’s largest financial contributor. I wonder, I just wonder if it is good politics or governance for Board members to bash members which they politically report to. 

Let’s move along and look at one proposal emerging from the Vice president of administration to improve the Association’s governance. The proposal would fundamentally change the voting structure; at present time the voting structure is aligned in such a way that the provinces who register the most players have the most votes. Here is what it was at the 2023 annual meeting: 

Association           Number of registered players              Number of votes

Ontario                               18,420                                                25

BC                                        11,695                                                17

Alberta                                  8,005                                               14

Saskatchewan                      2,494                                               11

Nova Scotia                          2.162                                               10

Manitoba                              1.653                                               14

Québec                                  1,245                                               14

New Brunswick                       627                                                  6

First Nations                            342                                                  2

Prince Edward Island             216                                                  2

Newfoundland                       100                                                   1

Total                                    46,959                                              116

The Vice president’s (Director of Administration) proposal read this way: ‘’Each member association will hold one vote’’. The rationale was the following: ‘’Removing the weighted votes will allow all members to have the same amount of power and influence affecting decisions. Currently the larger MAs hold more power so decisions are aligned to assist large MAs and not small MAs. Delegates should be making decisions in the best interest of the organization, not the biggest PSO (Provincial Sport Organization).’’ It would have been enlightening, to support the rationale, if the VP Admin had presented a list of decisions which objectively assisted the large MAs.

It would also seem that the VP Admin is defeating his own rationale when we look at the division of votes between the large MAs and the small MAs.  In 2023 small MAs had 60 votes and large MAs 56. On every issue where simple majority would be required the small MAs would win! 

The delegates were asked to vote on the proposal; the result of the vote was 60 in favor and 56 against; there were 116 votes at the 2023 AGM according to the weighted system.  Ontario, BC and Alberta carried the 56 votes and all the other 8 MAs carried the 60 votes. The Chairman (LC president) declared the motion adopted as a majority of votes was recorded in favor of the proposal. 

The presidents of Ontario, BC and Alberta presented an objection to the vote as, according to the Operation’s Manual, the changes affecting the rights of members need to have a two third majority at a special meeting of Members in order to be adopted. One did not need to read the 205 pages of the Operations Manual, it was on page 2…. 

Lacrosse Canada consulted with their lawyer and declared the vote null and void. LC also apologized for the oversight and its error in the voting process. 

But now questions arise and are somewhat embarrassing.

Here is a National Association (a governing body) engaging its members in a voting process which is not coherent with its rules. Why is that?

Here is a president who as chairman presides over the voting process and ignores the rules which determine how the voting process works within his own association. How can that happen? 

Here is a VP administration (in charge of the application of the rules of governance) who makes a proposal to fundamentally change the voting structure but ignores by which majority the change can happen. Why is that?

Here is an Executive Director, a professional non-political person supporting the administration and governance of the Association, who fails to inform the Board members that the VP’s proposal needed a two third majority to pass. Lacrosse Canada had issued the 2023 version of the Operation’s Manual in September 2023…..two months before the AGM….How can anyone connected with that publication ignore the rules of the Association?  

Here are Board members who are silent when their own association proceeds to a vote which does note abide by the rules of the Association that they govern. Why is it that those who are legally responsible for the Association are silent? 

Here is a lawyer specialized in sport law who, as an expert, attends the AGM but fails to raise a red flag when the Association carries a vote which is not in accordance with the Association’s rules.  

Here are provincial delegates who have received the Operations Manual eight days before the AGM and who engage in a voting process to fundamentally change the voting structure but ignore the rules of their own association. Who are these people making decisions ‘’in the best interest of the Association’’?

In its letter of apology Lacrosse Canada indicated an oversight and an error.

My questions. 

Can all this be considered an ‘’ honest mistake’’ by the president, the VP administration, the Board members, the Executive Director, the lawyer and all the delegates from the provinces. Could all those people have forgotten their own rules for this one proposal?  

Why would all these people, all at the same time and in total harmony, forget to read their rules before voting on a fundamental change to the voting structure of their Association? 

What does this tell us about governance at Lacrosse Canada? About political astuteness! 

How will Lacrosse Canada, in the future, deal with Alberta, BC and Ontario, especially if these associations feel that …. this…. clearly…. was not an honest mistake but an outright attack on their rights as contributing members of the Association. Together these three associations, in 2023, registered 81.1% of Lacrosse Canada’s total membership…And paid membership for all those players.  

What usually happens when coups fail? Who pays the price for the failure? Will there be retaliation? Who will first mention the word ‘’trust’’?

How will the small MAs react after being motivated to vote and then left flat on their faces because of a procedural issue which could have been avoided? 

And one day we should deal with the main issue; is it true that ‘’decisions are aligned to assist large MAs and not small MAs?’’ 

UN EMBARRAS MAJEUR…VOILÀ DE QUOI IL S’AGIT…

J’ai adoré les assemblées annuelles de l’Association canadienne de crosse (Crosse Canada) parce que j’avais l’impression que c'est là ou l'avenir du sport était organisé, gouverné, planifié et promu. C’était le forum où les délégués provinciaux et les membres du conseil d'administration se réunissaient dans le but de concevoir un avenir meilleur pour la crosse.

Certaines réunions annuelles ont été mémorables ; certaines déplorables; certaines très divertissantes, d'autres totalement endormantes. J’ai assisté à 43 assemblées annuelles de la CLA entre 1973 et 2017. Je n’ai pas assisté à l’assemblée de cette année à Toronto les 17 et 18 novembre, mais d'après les documents que j'ai examinés, je peux suggérer que la réunion de cette année a été le sommet de l’embarras. Pour tout le monde.

Jetons un coup d’œil aux faits.

- Chaque année, les délégués reçoivent un énorme document pour les aider à participer pleinement à la réunion. Les règles de Crosse Canada exigent que la trousse soit envoyée aux délégués 21 jours avant la réunion annuelle. Cette année, le colis a été envoyé le 9 novembre, soit 8 jours avant la réunion. Il serait pertinent de savoir pourquoi Crosse Canada n’a pas respecté ses propres règles.

- Le colis envoyé aux bénévoles est énorme. Le document de cette année comptait 252 pages ; dedans se trouvent les informations relatives au calendrier des événements, aux rapports des membres du Conseil, du personnel et des associations provinciales; on y retrouve les états financiers vérifiés, des budgets et des documents liés aux aspects financiers de l'Association; on y retrouve aussi les documents de l'AGA et enfin les changements et propositions de changements aux règles. 252 pages ! Oui oui, 252 pages.

- Dans le dossier, les délégués trouvent aussi des liens vers des documents importants qui peuvent les aider dans leur préparation et participation à l’assemblée annuelle.  Le plus important de ces documents à consulter est le Manuel d’exploitation qui élabore l’ensemble des règles relatives à la gouvernance de l’association et à la conduite de ses affaires. Cet important document fait 205 pages.  Oui oui, 205 pages. Tout délégué provincial ou membre du conseil d'administration de Crosse Canada voudrait tout lire pour être prêt et ne pas être déconnecté de la réalité des règles de gouvernance.

- On continue…Une partie du rapport du président disait : « Nous ne pouvons pas vendre notre sport à des sponsors potentiels si nous ne disposons que de données partielles. La plupart des associations membres ont partagé ces informations, mais il y a encore des refus de l'Ontario, ce qui retarde et limite nos efforts. Si nous voulons grandir en tant qu'organisation solide le temps des jeux politiques est révolu.»

- Le vice-président chargé de l'administration avait ce qui suit dans son rapport aux membres : « À mon avis, une province en particulier intimide les autres provinces, tente de prendre le contrôle d’une Équipe Canada et continue de mettre des obstacles à Crosse Canada. Nous n'allons jamais grandir notre jeu de crosse si cela continue à se produire……Aucune province ne devrait être en mesure de contrôler ce que fait Crosse Canada.»

- Je me demande si un sponsor potentiel lisait ces rapports, s'il serait enclin à se lancer dans des appuis financiers pour aider ou parrainer l’Association ou plutôt s’éloigner lentement d’une association qui attaque publiquement un membre qui représente 39,2% des effectifs nationaux et qui est le premier contributeur financier de l’association. Je me demande, je me demande juste si c'est de la bonne politique ou de la gouvernance de qualité que de permettre aux membres du conseil d’administration de dénigrer des membres à qui ils rendent compte politiquement.

- Continuons et regardons une proposition émanant du vice-président de l'administration visant à améliorer la gouvernance de l’Association. La proposition modifierait fondamentalement le mode et la structure des votes de l’Association; à l'heure actuelle, la structure électorale est alignée de telle manière que les provinces qui inscrivent le plus de joueurs ont le plus de votes. Voici ce qui s’est passé lors de l’assemblée annuelle de 2023 :

Association       Nombre de joueurs inscrits             Nombre de votes

Ontario                           18 420                                             25

C.-B.                                11 695                                             17

Alberta                              8 005                                             14

Saskatchewan                  2 494                                             11

Nouvelle-Écosse               2 162                                            10

Manitoba                            1  653                                           14

Québec                               1 245                                            14

Nouveau-Brunswick             627                                              6

Premières Nations               342                                              2

Île-du-Prince-Édouard          216                                              2

Terre-Neuve                          100                                              1

Total                               46 959                                          116

- La proposition du Vice-président (Directeur de l’Administration) se lisait ainsi : ‘’Chaque membre provincial de Crosse Canada disposera d’un vote.» La justification était la suivante : « Supprimer les votes pondérés permettra à tous les membres d’avoir le même pouvoir et la même influence sur les décisions. Actuellement, les plus grandes associations provinciales détiennent plus de pouvoir, de sorte que les décisions sont alignées pour aider les grandes associations et non les plus petites. Les délégués devraient prendre des décisions dans le meilleur intérêt de l'organisation, et non en faveur de la plus grosse association.’’ Il aurait été éclairant, pour étayer le raisonnement, que le vice-président administratif ait présenté une liste de décisions qui ont objectivement aidé les grandes associations provinciales… Il semblerait également que le VP Administration allait à l’encontre de son propre raisonnement quand on regarde la répartition des votes entre les grandes associations et les petites. En 2023, les petites associations provinciales disposaient de 60 voix et les grandes de 56. Sur chaque question ou chaque vote ou il faudrait une majorité simple, les petites associations gagneraient !

- Les délégués ont été invités à voter sur la proposition ; le résultat du vote était de 60 pour et 56 contre; il y avait 116 voix à l’AGA 2023 selon le système pondéré. L’Ontario, la Colombie-Britannique et l'Alberta ont obtenu 56 voix et les 8 autres associations ensemble ont obtenu 60 voix. Le président d’assemblée (le président de Crosse Canada) a déclaré la motion adoptée car une majorité des voix avait été enregistrée en faveur de la proposition.

- Les présidents de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et de l'Alberta ont présenté une objection au vote car, selon le Manuel des Opérations, les changements affectant les droits des membres devaient faire l’objet d’une majorité lors d’une assemblée extraordinaire des membres afin d’être adoptés. Il n'était pas nécessaire de lire les 205 pages du Manuel d’exploitation pour trouver cette règle, c’était à la page 2….

- Crosse Canada a consulté son avocat et a déclaré le vote nul et non avenu. Crosse Canada s'est aussi excusée pour son oubli et son erreur dans le processus de vote.

Mais maintenant des questions se posent et sont quelque peu embarrassantes. 

- Voici une association nationale (un organe directeur) engageant ses membres dans un processus de vote ce qui n'est pas cohérent avec ses règles. Pourquoi donc? 

- Voici un président qui préside au processus de vote et qui ignore les règles qui déterminent le fonctionnement du processus de vote au sein de sa propre association. Comment cela peut-il arriver?

- Voici un VP administration (en charge de l'application des règles de gouvernance) qui fait une proposition visant à modifier fondamentalement la structure du vote de son association, mais qui ignore la majorité par laquelle le un changement peut se produire. Pourquoi donc? 

- Voici une Directrice Exécutive, une personne professionnelle et apolitique soutenant l'administration et la gouvernance de l’Association, qui omet d’informer les membres du Conseil que la proposition du Vice-président nécessitait une majorité des deux tiers pour être adoptée. Crosse Canada avait publié la version 2023 du Manuel des opérations en septembre 2023…deux mois avant l’Assemblée annuelle…Comment une directrice liée à cette publication peut-elle ignorer les règles de son Association ?

- Voici des membres du CA qui se taisent lorsque leur propre association procède à un vote qui ne se conforme pas aux règlements de l'Association qu'ils régissent. Pourquoi est-ce que ceux qui sont légalement responsables de l'Association se taisent ?

- Voici un avocat spécialisé en droit du sport qui, en tant qu'expert, assiste à l'Assemblée Générale mais ne parvient pas à soulever un signal d’alarme lorsque l’Association procède à un vote qui n’est pas conforme aux règles de l’Association.

- Voici des délégués provinciaux qui ont reçu le manuel des opérations huit jours avant l’assemblée annuelle et qui s'engagent dans un processus de vote pour changer fondamentalement la structure de vote, mais qui ignorent les règles de leur propre association. Qui sont ces gens qui prennent des décisions pour le meilleur intérêt de l’Association’’ ?

Dans sa lettre d'excuses, Crosse Canada a indiqué un oubli et une erreur. Voilà, un oubli et une erreur!!!

Mes questions.

- Tout cela peut-il être considéré comme une « erreur honnête » de la part du président, du Vice-président, des membres du conseil d'administration, de la directrice exécutive, de l'avocat et de tous les délégués des provinces. Tous ces gens auraient-ils pu oublier leurs propres règles pour cette seule proposition ?

- Pourquoi tous ces gens, tous en même temps et en totale harmonie, oublieraient-ils de lire leurs règles avant de voter sur un changement fondamental à la structure de vote de leur association ?

- Qu'est-ce que cela nous apprend sur la gouvernance à Crosse Canada? Sur l’astuce politique qui se vit à Crosse Canada…

- Comment Crosse Canada, à l'avenir, traitera-t-elle avec l'Alberta, la Colombie-Britannique et l'Ontario, surtout si ces les associations estiment que ce processus, clairement, n'était pas une erreur honnête mais une attaque pure et simple contre leurs droits en tant que membres cotisants de l’Association. Ensemble, ces trois associations, en 2023, ont enregistré 81,1 % du total des membres de Crosse Canada… Et ont payé les cotisations pour tous ces joueurs.

- Que se passe-t-il habituellement lorsque les coups d'État échouent ? Qui paie le prix de cet échec ? Y aura-t-il représailles? Qui prononcera en premier le mot « confiance » ?

- Comment réagiront les petites associations provinciales après avoir été motivées à voter puis laissées à plat ventre à cause d'un problème de procédure qui aurait pu être évité ?

- Et un jour, nous devrions régler le problème principal ; est-il vrai que « les décisions sont alignées pour aider des grandes associations et non les petites associations ?’’